Organisez l’arrivée des visiteurs pendant le transfert du comptoir, du matériel et des sièges d’attente.
Coordonner l’accueil avant de démonter le comptoir
Désignez un référent pour coordonner la réception avec le gestionnaire du bâtiment, la sécurité et les déménageurs. Fixez le dernier rendez-vous à l’ancienne adresse et le premier à la nouvelle. Prévoyez un numéro ou un poste provisoire entre les deux et communiquez aux visiteurs l’entrée et l’étage. De Bnei Brak à Ramat Gan, le monte-charge et l’accès visiteurs peuvent se trouver sur des façades différentes. Donnez des consignes distinctes au conducteur et à l’équipe d’accueil. Photographiez le comptoir, repérez les modules assemblés et mesurez l’élément le plus long, débords compris. Identifiez les serrures, lecteurs et câbles qui appartiennent au bâtiment avant toute dépose.
Contrôler le parcours et les équipements avant la réouverture
Confiez badges, clés et registres à une personne désignée. Marquez les sièges, la signalétique et le matériel à décharger en priorité. Fournissez un plan simple afin que cartons et mobilier n’encombrent pas les accès. Demandez à l’équipe responsable de tester le téléphone, l’enregistrement des visiteurs et l’ouverture de la porte avant les rendez-vous. Suivez le parcours depuis l’entrée comme le ferait un visiteur qui découvre le bâtiment. Vérifiez le fléchage et le contact à joindre si l’accès reste provisoire. Si le montage du comptoir est reporté, précisez ce que le poste temporaire pourra gérer et qui validera la réception définitive.
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