Un transfert de bureau ne se résume pas aux tables et aux cartons. Postes de travail, documents, appareils et accès aux deux bâtiments doivent figurer dans un plan clair.
Comptez bureaux, fauteuils, écrans, armoires, salles de réunion et matériel particulier. Repérez ce qui doit rester disponible jusqu’au dernier jour de travail.
Vérifiez les horaires de chargement, les monte-charges, le point d’arrêt du camion et la distance de portage aux deux adresses. Réservez l’ascenseur auprès du bâtiment si nécessaire.
Étiquetez les cartons par service et par pièce de destination. Confiez les sauvegardes et la déconnexion d’appareils sensibles aux responsables compétents. Vérifiez si emballage et remontage figurent dans l’offre.
Pour une proposition adaptée, transmettez les deux adresses, la date, l’inventaire, les étages, les ascenseurs et des photos des objets volumineux. Signalez à l’avance emballage, démontage ou hayon. Le calcul en ligne ne remplace pas l’accord sur les conditions finales.
Recensez bureaux, sièges, écrans, imprimante et cartons de documents. Désignez une personne responsable de l’étiquetage et de l’accès au nouveau local. Recensez le matériel de chaque salarié et les cartons de dossiers, pas seulement les bureaux. Photographiez les branchements et attribuez les postes d’arrivée pour retrouver chaque ensemble.
Regroupez le matériel par équipe et préparez un plan d’implantation. Réservez le monte-charge et organisez la déconnexion informatique. Organisez le transfert par service. Un responsable contrôle l’inventaire, l’équipe informatique gère les sauvegardes, et des zones de déchargement identifiées évitent les déplacements répétés.
Ajoutez grande table, armoires, comptoir et équipement vidéo à l’inventaire. Vérifiez le passage de chaque objet volumineux. Une longue table ne passe pas forcément dans un couloir ou un ascenseur. Transmettez mesures et photos ; protégez les finitions du comptoir et les éléments vitrés de la pression des cartons.
